Naše služby
Nabízíme komplexní řešení pro správu dokumentace přizpůsobené potřebám vaší firmy. Každá služba je navržena tak, aby skutečně řešila konkrétní výzvy, se kterými se v praxi setkáváte.
Digitalizace dokumentů
Transformujeme papírové archívy do elektronické podoby s pokročilým rozpoznáváním textu. Dokumenty indexujeme podle vašich kritérií, čímž zajišťujeme rychlé vyhledávání a konec ztraceného času hledáním ve složkách.
Co zahrnuje:
- Skenování dokumentů ve vysoké kvalitě
- OCR zpracování pro editovatelnost textu
- Kategorizace a indexace
- Propojení s vašimi systémy
Správa firemních protokolů
Profesionální vedení a archivace záznamů z jednání, rozhodnutí představenstva a úředních dokumentů. Vše v souladu s právními požadavky České republiky a připravené pro případné kontroly.
Co zahrnuje:
- Šablony pro různé typy protokolů
- Automatické číslování a verzování
- Bezpečné ukládání s přístupovými právy
- Připravenost na audit
Evidence smluv a faktur
Centrální systém pro sledování všech smluvních závazků a fakturačních dokumentů. Automatické upozornění na blížící se termíny a okamžitý přehled o aktuálních závazcích firmy.
Co zahrnuje:
- Databáze smluv s možností vyhledávání
- E-mailové notifikace před expirací
- Evidence faktur a jejich stavu
- Generování reportů pro management
Dlouhodobá archivace
Ukládání dokumentů s přesně definovanou dobou uchování podle zákonných požadavků. Bezpečné prostředí chráněné proti ztrátě dat a s garancí přístupnosti po celou dobu archivace.
Co zahrnuje:
- Automatické řízení doby uchování
- Pravidelné zálohy
- Šifrování dat
- Audit trail pro každou změnu
Konzultace a audit
Komplexní analýza vašeho stávajícího systému správy dokumentů. Identifikujeme slabá místa, navrhneme konkrétní zlepšení a proškolíme váš tým pro maximální efektivitu.
Co zahrnuje:
- Průzkum aktuálního stavu
- Detailní zpráva s doporučeními
- Školení zaměstnanců
- Následná konzultační podpora
Podpora GDPR
Zajištění souladu s nařízením o ochraně osobních údajů. Evidujeme souhlasy, spravujeme práva subjektů údajů a pomáháme vám vyhnout se pokutám za nedodržení legislativy.
Co zahrnuje:
- Evidence souhlasů se zpracováním
- Nástroje pro práva subjektů údajů
- Dokumentace zpracování
- Pravidelné compliance kontroly
Potřebujete kombinaci služeb?
Většina firem využívá více služeb současně. Rádi vám připravíme individuální balíček přesně podle vašich potřeb. Kontaktujte nás a společně najdeme optimální řešení.